Anbietepflicht

Alle Organe der Gemeindeverwaltung und die Gemeindebehörden müssen ihre geschäftsrelevanten Unterlagen nach Ablauf der internen oder gesetzlichen Aufbewahrungsfrist dem Gemeindearchiv zur Übernahme anbieten.

Bewertung

Bei der Bewertung verdichten Sie Informationen auf ihren Kerngehalt. Ziel ist es, jenen Teil (Substrat) der Unterlagen zu archivieren, der das Handeln der Gemeinde nachvollziehbar macht. Die Bewertung ist eine verantwortungsvolle Aufgabe und kann nicht rückgängig gemacht werden: Was Sie einmal vernichtet oder gelöscht haben, steht nicht mehr zur Verfügung. Die Musteraktenpläne bieten für jede Aktengruppe Bewertungsempfehlungen.

Die Gemeinde ist für die Bewertung verantwortlich. Sie kann diese Verantwortung nicht delegieren. Die für die Informationsverwaltung verantwortliche Person in der Gemeinde muss mit den Bewertungsentscheiden einverstanden sein. Die Entscheide werden zudem in Rücksprache mit den zuständigen Sachbearbeitenden gefällt. Sie müssen in einem Bewertungsprotokoll protokolliert werden.

Bewertungskonzepte

Das Staatsarchiv stellt für die Bewertung wichtiger Unterlagenkategorien verschiedene Bewertungskonzepte zur Verfügung. Diese Konzepte erläutern, welche Unterlagen Sie ganz oder teilweise archivieren sollen, und welche Unterlagen Sie nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen vernichten können.

Koordination und Überlieferung Privatbestände

Gemeindearchive können Unterlagen Dritter übernehmen, sofern diese die Archivbestände sinnvoll ergänzen. Die Unterlagen können zum Beispiel von Ortsparteien, Ortsvereinen und -verbänden, Firmen mit Sitz in der Gemeinde und Privatpersonen stammen. Das Staatsarchiv stellt eine Vorlage für ein Konzept Überlieferungsbildung von Privatbeständen und einen Musterschenkungsvertrag zur Verfügung. 

In den Gemeinden existieren neben den Gemeindearchiven oft Ortsmuseen und Dokumentationsstellen (Chronikstuben). Diese Institutionen sollen die Zuständigkeiten und die Übernahme von Unterlagen untereinander koordinieren und eine gemeinsame Agenda verfolgen. 

Erschliessung

Bei der Erschliessung bereiten Sie archivwürdige Unterlagen zuhanden der Öffentlichkeit auf. Sie ordnen die Unterlagen, verzeichnen diese im Archivverzeichnis und verpacken sie neu. Das Staatsarchiv hat für die Gemeinden Empfehlungen dazu erarbeitet, wie sie ihre Akten archivisch erschliessen sollen.

Archivplan

Das Staatsarchiv führte bereits 1887 einen Archivplan für Gemeinden ein. Diesen wenden viele Gemeinden bis heute an. Er sieht vor, dass die Bestände nach Unterlagentypen geordnet werden – was nicht mehr zeitgemäss ist.

Ein moderner Archivplan baut auf dem Provenienzprinzip auf. Dies bedeutet, dass die Gemeinden Ihre Unterlagen in ihrem Entstehungszusammenhang und nicht nach Sachthemen oder Unterlagentypen archivieren.

Das Staatsarchiv empfiehlt, bei der Einführung eines neuen Aktenplans (Registraturplans) auch den Archivplan anzupassen.

Benutzung und Umgang mit Einsichtsgesuchen

Im Gemeindearchiv archivierte Unterlagen stehen gemäss Informations- und Datenschutzgesetz und Archivgesetz für die öffentliche Benutzung zur Verfügung. Selbstverständlich gilt dies nur für Informationen, die nicht durch Schutzfristen geschützt sind.

Durch aktive Öffentlichkeitsarbeit können Sie die Präsenz des Gemeindearchivs in der Bevölkerung und dadurch die Benutzung des Archivs fördern.

Benutzungsregeln

Die internen Abläufe bei der Benutzung des Gemeindearchivs müssen Sie klären und in einem Reglement Informationsverwaltung und/oder in einer separaten Benutzungsanleitung regeln. Damit auch verwaltungsexterne Personen archivierte Unterlagen nutzen können, müssen Sie das Archivverzeichnis der Gemeinde öffentlich publizieren und darin auf die Möglichkeit und das Recht auf Benutzung hinweisen (beispielsweise auf der Gemeinde-Homepage).

Forschungsthemen

In den Gemeindearchiven finden Sie interessante Unterlagen für mögliche Forschungsthemen.

Informationssicherheit: Zugang zu Ablagen und Archiven

Gemeindeverwaltungen und -behörden bearbeiten sowohl Personendaten als auch besondere Personendaten. Der Umgang mit diesen sensiblen Daten ist anspruchsvoll. Das vorliegende Konzept enthält Hinweise, wie Sie den Zugriff auf heikle Unterlagen in der Ablage und im Archiv einfach und sicher regeln können.

Umgang mit Gesuchen zur Einsicht in Unterlagen mit laufenden Schutzfristen

Archivalien, die Personendaten enthalten, sind nach den Vorgaben des Archivgesetzes mit Schutzfristen versehen. Sie sind gegenüber Dritten vertraulich zu behandeln. 

Dritte können ein Akteneinsichtsgesuch in Personendaten stellen. Als verantwortliche Person in der Gemeinde müssen Sie dieses den gesetzlichen Vorgaben entsprechend bearbeiten.

Beständeerhaltung

Beständeerhaltung meint, dass Archive ihre Unterlagen dauerhaft in einem lesbaren Zustand erhalten oder andernfalls ihre Lesbarkeit wiederherstellen.

Die nachfolgenden Massnahmen dienen dazu, die Unterlagen auf Papier zu erhalten:

1. Verwenden Sie in Druckern und Kopierern alterungsbeständiges Papier gemäss ISO-Norm 9706.
   
2. Entfernen Sie bei der Archivierung alle Plastik- und Metallteile.
3. Verwenden Sie für die Verpackung archivtaugliche (säurefreie) Materialien.
   
4. Schaffen Sie ein konstantes Klima im Archiv und kontrollieren Sie dieses regelmässig (Soll-Werte 16–20°C, 45–55 % relative Luftfeuchtigkeit).
5. Reinigen Sie das Archiv regelmässig und halten Sie es sauber (Entstauben, Absaugen, keine feuchten Reinigungsmassnahmen).
   
6. Lassen Sie beschädigte Archivalien restaurieren.  

Die nachfolgenden Massnahmen dienen dazu, die elektronischen Unterlagen zu erhalten:

1. Legen Sie ihre elektronischen Unterlagen in rechtskonformen und revisionssicheren Geschäftsverwaltungssystemen (GEVER-Systemen, RMS) oder Fachapplikationen ab.
   
2. Wandeln Sie elektronische Unterlagen in archivtaugliche Formate um (PDF/A für Textdateien).
3. Archivieren Sie ihre elektronischen Unterlagen in rechtskonformen elektronischen Archiven und speichern Sie sie auf speziellen Archivservern.
   

Notfallplanung

Als verantwortliche Person in der Gemeinde müssen Sie Ihr Archiv bestmöglich vor Gefahren schützen. Planen Sie für den Notfall vor und verhindern Sie mit präventiven Massnahmen schlimme Schäden. Die Behebung solcher Schäden verursacht oftmals hohe Kosten.

Um ein schnelles und richtiges Vorgehen im Notfall gewährleisten zu können, benötigen Sie in Ihrer Gemeinde einen Notfallplan und eine Liste aktueller Notfalladressen. Plan und Liste sind jährlich zu überprüfen.

Schadensfälle melden Sie bitte dem Staatsarchiv.
 

Schimmel im Archiv

Bei ungünstigen Klimaverhältnissen kann es vorkommen, dass Schimmel einzelne Archivalien oder ganze Archivbestände befällt. Anzeichen eines solchen Befalls sind Verfärbungen, pelziger oder pulvriger Belag oder modriger Geruch.

Schimmel gefährdet die Gesundheit der Mitarbeitenden und schädigt die Unterlagen im Archiv. Deshalb gilt: Nehmen Sie Schimmel im Archiv ernst!

Bei Fragen können Sie sich gerne an unsere Ansprechperson wenden.

Elektronische Archivierung

Auch archivierte elektronische Unterlagen müssen Sie in einer zugriffssicheren Umgebung dauerhaft lesbar halten und einer breiten Öffentlichkeit zugänglich machen. Um dem gesetzlichen Auftrag Folge leisten zu können, benötigen Sie eine Archivinfrastruktur, die den gängigen Normen für die elektronische Archivierung genügt.

Der Kanton Zürich steht vor derselben Herausforderung. Es ist sinnvoll, bei der elektronischen Archivierung Synergien zu nutzen. Das Gemeinschaftsprojekt DigDataZH von Kanton und Gemeinden hat zum Ziel, eine mandantenfähige Infrastruktur für die elektronische Archivierung aufzubauen. Diese kann vom Kanton und interessierten Gemeinden genutzt werden.

Aufsicht über die Gemeindearchive

Das Staatsarchiv übt die fachliche Aufsicht über die Gemeindearchive aus. Politisch unterstehen sie den Bezirksbehörden.

Die Bezirksbehörden verwenden für ihre Visitationen eine Checkliste. Damit lässt sich der Zustand der Informationsverwaltung und Archivierung erheben. Bei Bedarf veranlassen die Bezirksbehörden Massnahmen, mit denen der Ist-Zustand verbessert werden soll.

Die Checkliste kann auch von Gemeinden und Zweckverbänden sowie von Dritten verwendet werden, um die eigene Informationsverwaltung und Archivierung zu überprüfen.

Dienstleistungsangebot Integrierte Informationsverwaltung

Das Staatsarchiv hat von 2014 bis 2018 mit 10 Pilotgemeinden das Pilotprojekt «Integrierte Informationsverwaltung» durchgeführt. Dabei wurden wir durch den Verband der Gemeindepräsidien GPV und den Verband Zürcher Gemeindeschreiber und Verwaltungsfachleute VZGV unterstützt. Die teilnehmenden Gemeinden liessen den gesamten Lebenszyklus der Informationsverwaltung inklusive Gemeindearchiv durch vom Staatsarchiv angeleitete Gemeindearchivarinnen und Gemeindearchivare betreuen. 

Seit Anfang 2019 ist das Dienstleistungsangebot weiteren Städten und Gemeinden zugänglich. Momentan nehmen 39 Zürcher Gemeinden das Angebot wahr. Im Rahmen der Dienstleistung unterstützen wir sie unter anderem bei der Umstellung auf die elektronische Informationsverwaltung und Archivierung.

Übersicht Hilfsmittel und Vorlagen

Das Staatsarchiv stellt den Gemeinden zahlreiche Vorlagen und Hilfsmittel zur Verfügung. Eine Übersicht finden Sie nachfolgend.